Bien faire usage de sa première heure au bureau

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Et gagner en efficacité

Marina @ TeamBossie • 4 minutes • #bossietips

Scénario 1 : vous êtes arrivée au bureau à 9h30. Vous ne comprenez pas exactement ce qui s’est passé, mais tout d’un coup il est midi et vous n’avez pas avancé. Vous avez l’impression d’avoir laissé filer la matinée, vous ne vous sentez pas productive.

Scénario 2 : vous êtes convaincue d’être hyper productive. Vous êtes la reine de la to-do list. Et pourtant à la fin de l’année, vous n’avez pas vraiment atteint vos objectifs. Vous avez l’impression d’avoir perdu un an. 

Le point commun de ces deux scénarios ? Vous n’avez jamais l’impression d’avoir suffisamment de temps. Que vous le ressentiez dans la journée, ou à l’échelle d’une année, le résultat est le même ; vous vous sentez frustrée et/ou submergée par le travail. 

Mais… si ça n’avait rien à voir avec votre “productivité”

Le problème avec la productivité, c’est qu’on se focalise trop sur le COMMENT nous faisons les choses, et pas suffisamment sur le POURQUOI nous les faisons. 

En d’autres termes, en nous focalisant sur le fait d’être productive, on perd de vue l’efficacité au profit de l’efficience. En bref, on cherche à améliorer des process, sans s’interroger sur l’utilité de ces process. C’est comme acheter une super machine à café high-tech, alors que tout le monde boit du thé. Une simple bouilloire aurait été suffisante.

Dans une entreprise classique, c’est-à-dire certainement la vôtre, le pourquoi des choses est très très très facilement oublié. Au mieux, on se donne des objectifs pour l’année ou avec un peu de chance pour le trimestre. 

Pourtant, savoir pourquoi on fait les choses est une question à se poser tous les jours ! En fait, notre première heure au bureau ne devrait être consacrée qu’à ça.

Si vous avez l’habitude de foncer sur votre ordinateur sans réfléchir, ARRÊTEZ-TOUT.

Voici comment ça se décline très concrètement une routine matinale qui place “le pourquoi” au centre :


1 - Saluez vos collègues


La façon dont on communique les uns avec les autres est essentielle. Elle donne le ton de la journée et détermine la qualité de notre environnement de travail. Saluer ces collègues en arrivant n’est pas une perte de temps - même si l’idée n’est pas d’y passer une heure non plus ! C’est se rappeler à soi et aux autres que l’entreprise est avant tout une aventure humaine. Se sentir appartenir à une communauté, c’est hyper important et motivant. 


2 - Créez votre to-do liste du jour 


Nos emplois du temps ont tendance à évoluer à toute vitesse : un rendez-vous annulé, une réunion est fixée à la dernière minute, etc. C’est la raison pour laquelle on ne peut pas se contenter de faire sa to-do liste une fois par semaine. Si vous n’avez qu’une vague idée de ce que vous avez à faire, vous vous laisserez rapidement submerger par les priorités des autres.

Pour bien démarrer la journée, soyez au clair sur vos priorités dès la première heure le matin.

Quelles sont les trois tâches les plus importantes que vous devez faire aujourd’hui ? Quelles sont les personnes à contacter en priorité ? Pourquoi ?

Prendre cette habitude vous permettra de vous sentir plus en contrôle et moins stressée.


3 - Faites le ménage sur votre bureau


Notre environnement de travail a de l’influence sur notre esprit. Votre bureau vous aide t-il à être efficace ou engendre t-il davantage de confusion ?

Faites donc le tri sur votre bureau : qu’est-ce qui est important maintenant ? est-ce que j’ai besoin d’avoir sur mon bureau tous ces dossiers que je n’utiliserai pas avant un mois ? ai-je besoin d’avoir mon téléphone à côté, sachant qu’il risque de me déconcentrer ? Ça marche sur votre bureau physique comme sur votre bureau d’ordinateur.


Souvent, un bureau chaotique = un esprit confus.

4 - Faites le tri dans votre boîte mail (uniquement le tri)


Non, ne répondez pas à tous vos e-mails dès votre arrivée au bureau. Des études ont montré que c’est le meilleur moyen d’y passer la journée !

Plutôt, commencez d’abord par faire le tri entre l’urgent et le non-urgent. Pour ça, mettez à profit la fonction “dossier” de votre outil de messagerie :

  • Un dossier “urgences” avec les réponses rapides à traiter dans la journée

  • Un dossier “non-urgent” avec les réponses à donner dans la semaine

  • Un dossier “pour mémo” avec tous les e-mails qui n’attendent pas de réponse de votre part, mais qu’il est utile de conserver (si ce n’est pas utile, supprimez-les, c’est mieux pour la planète).

Si vous êtes sur Gmail, la nouvelle fonctionnalité “tâches” va également vous aider à faire des merveilles.


5 - Prenez le temps de réfléchir à ce qui est important pour vous


Pourquoi êtes-vous là ? Quel est votre objectif personnel en restant à ce travail ? Prendre quelques secondes pour y réfléchir en arrivant au bureau peut considérablement améliorer votre bien-être. La géniale Mylène Muller propose sur sa chaîne Défis des filles zen une technique de visualisation positive, n’hésitez pas à vous inspirer de ses conseils ! Si vous n’avez pas le temps pour de la visualisation, ayez juste une pensée comme “je travaille pour acheter la maison de rêve” ou “je suis là pour développer mes compétences avant de partir à l’étranger” ou “j’ai pour objectif de devenir experte dans mon domaine”.

Raccrochez votre travail à votre motivation personnelle, vous gagnerez en perspective pour mieux aborder la journée !


Que pensez-vous de cette routine matinale ? Testez-la et donnez-nous votre retour sur Instagram #bossiepower 

 

 

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